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提升项目经理有效沟通的方法
关键字:提升项目经理有效沟通的方法发布时间:2010-11-12 阅读人数:111
    根据相关的调查表明,项目管理人员每天有70%左右的时间是花在信息沟通上的,这个数字真的很大。的确,“信息沟通”在项目建设的过程中具有至关重要的作用。但我们知道,要想实现快速和有效的沟通,除了当事人要具备良好的沟通技巧外,沟通方式的正确选择也是非常重要的。结合众多项目经理的工作经验,我们重点讨论一下信息沟通的几种方式及其适用情境。
 
        一、团体沟通
 
  “团体沟通”,顾名思义是指至少三人以上参加的信息沟通活动。团体沟通主要有以下两种常用的沟通方式:会议沟通和E-Mail(或书面)沟通。
 
        1、会议沟通
 
  “会议沟通”是一种成本较高的沟通方式,沟通的时间一般比较长,因此常用于解决较重大、较复杂的问题。如下的几种情境宜采用会议沟通的方式进行:
 
  (1)需要统一思想或行动时(如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等);
  (2)需要当事人清楚、认可和接受时(如项目考核制度发布前的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等);
  (3)传达重要信息时(如项目里程碑总结活动、项目总结活动等);
  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息将对团队产生较大影响时;
  (5)讨论复杂问题的解决方案时(如针对复杂的技术问题,讨论已收集到的解决方案等)。
 
        2、E-Mail(或书面)沟通
 
  “E-Mail(或书面)沟通”是一种比较经济的沟通方式,沟通的时间一般不长,沟通成本也比较低。这种沟通方式一般不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail的沟通方式进行:
 
  (1)简单问题小范围沟通时(如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等);
  (2)需要大家先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等);
  (3)传达非重要信息时(如分发周项目状态报告等);
  (4)澄清一些谣传信息,而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。
 
        二、个体沟通
 
  所谓“个体沟通”,是指两人之间的沟通。个体沟通主要有以下三种常用的方式:当面沟通、电话沟通和E-Mail(或书面)沟通。
 
        1、当面沟通
 
  “当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式,这种沟通方式往往能加深彼此之间的友谊、加速问题的冰释。如下的几种情境宜采用当面沟通的方式进行:
 
  (1)彼此之间的办公距离较近时(如两人在同一办公室);
  (2)彼此之间存有误会时;
  (3)对对方工作不太满意,需要指出其不足时;
  (4)彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。
 
  需要提醒注意的是:沟通双方如果距离不是很远,请优先采用当面沟通的方式。我有时看到沟通双方的距离不过一二十米还采用电话沟通的方式,这是非常不可取的。
 
        2、电话沟通
 
  “电话沟通”是一种比较经济的沟通方式。如下的几种情境宜采用电话沟通的方式进行:
 
  彼此之间的办公距离较远、但问题比较简单时(如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等);
  彼此之间的距离很远,很难或无法当面沟通时;
  彼此之间已经采用了E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。
 
  需要特别注意的是:在成本相差无几的情况下,请优先采用当面沟通的方式。
 
        3、E-Mail(或书面)沟通
 
  “E-Mail(或书面)沟通”是一种最经济的沟通方式。沟通的时间一般不长,并且不受场地的限制,因此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或互相知会一些信息时采用。在计算机信息系统普及应用的今天,我们很少采用纸质的方式进行沟通,因此以下只针对“E-Mail”的沟通方式进行总结。如下的几种情境宜采用E-Mail沟通的方式进行:
 
  (1)小问题沟通时(如双方讨论一下某函数的使用语法等);
  (2)复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时(这类问题往往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式);
  (3)需要对方先思考、斟酌,短时间不需要或很难有结果时(如请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等)。
 
  需要特别注意的时:在E-Mail来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起误解时,一定要及时终止E-Mail这种沟通方式,改用电话沟通或当面沟通的方式进行。
 
  需要特别指出的是,个体之间沟通时,尽量多采用当面沟通的方式进行。“能当面沟通的,就不要采用电话沟通;能电话沟通的,就不要采用E-Mail沟通”,这是“个体沟通”方式的基本选用原则。
 
  希望您能运用以上的高效沟通方式,来提升您的工作效率和质量,并创建出一个和谐、高效、高质的沟通管道。
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